Scadenze, ordini da gestire, priorità. Sicuramente ti sei ritrovato ad un punto in cui hai avuto la necessità di creare una scaletta mentale per organizzare tutto il lavoro di una giornata.

Hai diverse pratiche da chiudere urgenti, quelle meno urgenti ma che richiedono qualche intervento e quelle risolte e completate. Organizzi una scaletta, eppure non basta, l’errore è dietro l’angolo. Quindi come organizzare il lavoro in ufficio ed essere produttivi?

1. Gestione delle pratiche suddividendole per importanza

Quando si vuole lavorare bene in ufficio bisogna essere organizzati ed avere il controllo della situazione. Se ci pensi è facile sia a dirsi sia a farsi, basta solo trovare il giusto metodo. Una soluzione infatti noi ce l’abbiamo, e oggi te ne vogliamo parlare: le vaschette portadocumenti kanban.

Si tratta di un sistema che ti consente di suddividere per importanza o per priorità le pratiche e i documenti. Che si tratti di ordini, di pratiche, di qualsiasi altra cosa. Sei tu a decidere come utilizzarle.

Le vaschette sono di tre colori:

1. Verde: puoi utilizzare per inserire all’interno ordini o pratiche complete o meno urgenti;
2. Giallo: in questa tasca puoi inserire per ordini o pratiche che devono attendere, o che sono ancora da fare;
3. Rosso: questa tasca puoi utilizzarla per ordini o pratiche urgenti, che hanno la priorità su tutto.

L’obiettivo è quello di avere a “colpo d’occhio” e sotto controllo la situazione della giornata o della settimana, soprattutto quando ci sono diverse attività coinvolte in un progetto. In questo modo risparmi tempo in inutili liste di cose da fare, priorità, email, telefonate. Hai tutto sotto controllo.

2. Rispondere alle Email in momenti predefiniti della giornata

Arriva la notifica dell’email e cosa fai, non rispondi? Esatto. Un modo per essere organizzati in ufficio è imparare che le email non sono un mezzo di messaggistica instantanea e non occorre rispondere nell’immediato. Farlo comporta un’interruzione continua del lavoro quotidiano, una perdita di concentrazione su quello che si sta facendo.

Per farlo al meglio, studia il momento in cui ricevi più comunicazioni e ipotizza quale può essere il momento migliore per rispondere alle email. Per esempio, subito al mattino appena accendi il computer, oppure poco prima della pausa pranzo. E così uguale per il pomeriggio.

3. Mantieni ordinato e libero il piano della scrivania

Va bene organizzare le pratiche e i documenti con il metodo Kanban, ma se la tua scrivania è un cumulo di fogli e cataloghi allora non riuscirai a lavorare bene. Devi riuscire a organizzare il piano meglio dei colleghi più meticolosi del tuo ufficio. Per esempio, a destra posizioni il telefono per poter rispondere nell’immediato con accanto un block notes per prendere appunti. Alla tua sinistra puoi posizionare un porta penne con il necessario.

Fogli e pratiche le puoi suddividere nelle vaschette Kanban, come ti abbiamo suggerito prima. Poi mi raccomando, puoi organizzare altrettante pratiche e documenti o cataloghi e depliant presso cassetti, altrettante vaschette applicate alla scrivania o alla parete.

Ora ci raccontiamo…chi siamo?

Ci occupiamo di arredo ufficio e spazi commerciali da oltre 40 anni con progetti realizzati ad hoc con l’obiettivo di realizzare spazi funzionali, confortevoli ed ergonomici per il benessere del lavoratore.

Oltre all’arredo ufficio abbiamo un’ampia linea di soluzioni di comunicazione visiva e segnaletica, ed oggi portiamo avanti i due settori di attività paralleli e complementari per arredare & comunicare a 360°.

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